Денежный поток — это совокупность притока и оттока денежных средств организации, распределенных по времени.
В этой статье рассмотрим управление денежным потоком на уровне работы менеджера по продажам. Понятно, что глобальные функции планирования и контроля денежных средств в компании выполняет руководящий состав. Однако, если наладить работу на местах, то можно добиться более точного прогнозирования поступления денежных средств от клиентов и улучшить финансовые показатели за счет выполнения условий контрактов с поставщиками.
Начать стоит с того, что каждый сотрудник отдела продаж должен указывать в учетной системе корректные сроки оплаты счетов. При большом количестве счетов очень трудно следить за тем, соблюдает ли клиент сроки оплаты. На практике происходит так, что менеджер вынужден проверять наличие поступлений и напоминать клиенту о необходимости внести предоплату. В функционале учетной системы “1С Предприятие” есть инструмент, который снизит нагрузку на менеджера по продажам и автоматизирует рутину. Если сроки оплаты соответствуют заключенному договору с клиентом, то менеджер может для себя настроить почтовую рассылку с указанием суммы задолженности по клиентам. Данный функционал расположен в разделе “Финансовый результат и контроллинг” — “Отчеты по финансовому результату” — “Все отчеты”.
В списке отчетов нужно выбрать раздел “Продажи”, а в нем “Динамика просроченной задолженности клиентов”.
Менеджер в настройках отчета выставляет условия отбора (в частности, период отчета и список клиентов). Формирует отчет и проверяет его.
Затем можно перейти к созданию рассылки отчетов. Менеджер должен знать настройки почтового сервера хостинг-провайдера и пароль от своей корпоративной почты. Это важно, т.к. именно с этой почты будут отправляться письма.
В настройках рассылки нужно указать наименование рассылки и почту адресата, можно отредактировать форму письма, изменить текст и оформление. Рассылка может осуществляться по расписанию в определенные дни недели и время. Также доступен выбор формы представления отчета (веб-форма, .pdf или например .xls).
Есть и еще одно преимущество такой рассылки — менеджер будет получать актуальную информацию на свою почту по задолженностям клиентов даже тогда, когда у него нет возможности войти в учетную систему. Аналогичным образом менеджер по продажам может настроить рассылку для своих клиентов с целью напоминания об оплате счетов.
А что же делать с обязательствами по оплате счетов от поставщиков? Как не нарушать сроки и избежать начисления пени или штрафов?
Чтобы было проще следить за соблюдением сроков оплаты и постоянно не обращаться к разделу с безналичными платежами можно пойти тем же путем — настроить форму отчета и рассылку. Только теперь выбирать нужно раздел “Закупки” — “Расчеты с поставщиками” — “Задолженность поставщикам”.
Удобно, что есть еще и отчет “Задолженность поставщикам по срокам”, в котором указываются временные интервалы долга (например, 0-7 дней, 7-15 дней, 15-30 дней и так далее).
Руководитель отдела продаж может следить за динамикой денежного потока с помощью диаграммы в отчете “Движение денежных средств”.
Таким образом, в учетной системе “1С Предприятие” реализован функционал по контролю за сроками поступления денежных средств и исполнению обязательств перед поставщиками. Эти эффективные инструменты упростят работу с контрагентами и снизят нагрузку с отдела продаж.
Автор статьи использует этот хостинг и конструктор для создания сайтов